Apostille

Was ist eine Apostille?

Soll eine Urkunde im Ausland verwendet werden oder eine ausländische Urkunde in Deutschland, ist in der Regel die Legalisation erforderlich.

Sofern beide Staaten das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 (BGBl. 1965 II S. 875) abgeschlossen haben, ist statt der Legalisation die Apostille möglich. Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte Beglaubigungsform.

Die Apostille ist ein Vermerk oder Siegel, das von einer autorisierten Instanz eines Landes auf eine öffentliche Urkunde angebracht wird, um ihre Authentizität zu bestätigen. Mit diesem Siegel ist die Urkunde dann in allen Ländern gültig, die das Haager Übereinkommen von 1961 ratifiziert haben. Derzeit sind dies mehr als 100 Länder. Auf der Internetseite des Auswärtigen Amts finden Sie eine entsprechende Liste.

Auch Deutschland ist dem Haager Übereinkommen beigetreten. Bei notariellen Urkunden sind in Deutschland die Landgerichte für die Erteilung der Apostille zuständig. Andere Urkunden beglaubigen in Hessen die Regierungspräsidien, um sie im Ausland verwenden zu können.

Es gilt zu beachten, dass die Apostille nur die Echtheit der Unterschrift, des Siegels oder des Stempels auf der Urkunde bestätigt, nicht aber den Inhalt der Urkunde selbst!

Für welche Urkunden benötigt man im Ausland eine Apostille?

Eine Apostille wird für eine Vielzahl öffentlicher Urkunden benötigt, die in einem Land ausgestellt und in einem anderen Land vorgelegt werden sollen. Welche Dokumente als „öffentliche Urkunden“ betrachtet werden, kann je nach Land variieren. Einige allgemeine Kategorien umfassen:

1. Gerichtsdokumente: Dies könnte Gerichtsurteile, Bescheinigungen über die Ernennung eines gesetzlichen Vormunds oder Vollstreckungstitel beinhalten.
2. Verwaltungsunterlagen: Dies könnte Dokumente wie Standesamtsurkunden (z. B. Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden), Auszüge aus dem Handels- oder Vereinsregister oder Schul- und Universitätszeugnisse beinhalten.
3. Notarielle Urkunden: Dazu gehören beispielsweise beglaubigte Abschriften und Übersetzungen, Testamente, Erbverträge, Vollmachten, Immobilienkaufverträge, Gründungsurkunden von Unternehmen und andere Urkunden, die von einem Notar ausgestellt wurden.

Beispiele für Situationen, in denen Sie eine Apostille benötigen:

• Sie sind in Deutschland geboren und besitzen einen Hochschulabschluss von einer deutschen Universität. Nun möchten Sie eine Stelle in den USA annehmen und müssen dort ihrem Arbeitgeber ihre Ausbildung nachweisen. Damit Ihr Abschluss in den USA als authentisch anerkannt wird, benötigen Sie von der zuständigen Apostillen-Behörde eine Apostille, die auf Ihrem Abschlusszeugnis angebracht wird.
• Sie besitzen einen Erbvertrag, der in Deutschland von einem Notar ausgestellt wurde. Das Erbe umfasst auch Vermögenswerte im Ausland, sodass der Erbvertrag dort zur Durchsetzung vorgelegt werden muss.
• Sie besitzen eine in Deutschland ausgestellte Geburtsurkunde, die Sie in einem anderen Land z. B. zur Beantragung eines Passes vorlegen.

Benötigen auch notarielle Urkunden oder Dokumente mit einer notariellen Beglaubigung eine Apostille, wenn diese im Ausland anerkannt werden sollen?

Ja, notarielle Urkunden und Dokumente mit notarieller Beglaubigung können auch eine Apostille benötigen, wenn sie im Ausland anerkannt werden sollen. Es hängt immer vom spezifischen Rechtssystem und den Anforderungen des Landes ab, in dem das Dokument vorgelegt werden soll. Hier zwei Beispiele:

Hauskauf: Als Deutscher kaufen Sie ein Haus in Frankreich. Der Kaufvertrag wurde in Deutschland von einem Notar beurkundet. Damit der Kaufvertrag in Frankreich anerkannt wird, muss er mit einer Apostille versehen werden. Die Apostille bestätigt, dass die Unterschrift des deutschen Notars echt ist.

Erbvertrag: Als in Deutschland lebender US-Bürger haben Sie einen Erbvertrag bei einem deutschen Notar erstellt. Nun müssen Sie diesen Vertrag in den USA vorlegen. Da die USA das Haager Übereinkommen unterzeichnet haben, benötigt der Erbvertrag eine Apostille, um dort USA als authentisch anerkannt zu werden.

In beiden Beispielen würde die Apostille von der zuständigen Apostillen-Behörde in Deutschland ausgestellt. Wie bei anderen Dokumenten bestätigt auch hier die Apostille nur die Echtheit der Unterschrift und des Siegels des Notars, nicht den Inhalt des Dokuments selbst.

Wie oben bereits erwähnt, legitimiert die Apostille öffentliche Urkunden nur in Ländern, die das Haager Abkommen unterzeichnet haben. Für andere Länder kann eine umfassendere Legalisation erforderlich sein. Dies kann weitere Schritte wie die Überprüfung durch ein Konsulat oder eine Botschaft des betreffenden Landes umfassen.

Wenn Sie Dokumente im Ausland vorlegen müssen, sollten Sie sich daher über die spezifischen Anforderungen des betreffenden Landes vorab informieren.