Informationen zum Datenschutz für Mandanten

1. Wer ist verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortliche: Notarin Bettina Selzer und Notarin Sonja Reiff, jeweils SELZER REIFF Notare, Guiollettstraße 27, D-60325 Frankfurt am Main, Deutschland Email: mail@selzer-reiff.de Telefon: +49 (0)69 – 723017 Fax: +49 (0)69 – 723020. Jede der vorgenannten Notarinnen ist für den von ihr jeweils zu verantwortenden Bereich alleine Verantwortliche im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an die jeweils verantwortliche Notarin oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Notarinnen Bettina Selzer und Sonja Reiff ist unter der Email:  datenschutz@selzer-reiff.de erreichbar.

2. Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?

Die jeweils verantwortliche Notarin verarbeitet personenbezogene Daten, die sie von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z.B.

• Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeitet die verantwortliche Notarin Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir jeweils Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere jeweilige Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unserer Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für die Notarin geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für die Notarin zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von der Notarin bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass sie die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere jeweilige Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unserer jeweiligen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für die Notare geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für die jeweilige Notarin zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass die Notarin die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

5. An wen gibt die Notarin die Daten weiter?

Als Notarin unterliegen wir jeweils einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.

Die Notarin darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit sie dazu im Einzelfall verpflichtet ist, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht ist die Notarin unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder ihre Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn die Notarin hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet ist oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

6. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Notarin verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Bis 30.06.2022:

Nach den § 50 Abs. 1, § 51 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenverzeichnis und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge: 100 Jahre,
• Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
• Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Ab 01.07.2022:

Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenverzeichnis, papiergebundene Urkundensammlung bis 30.06.2022, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
• Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
• Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern die Notarin nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

8. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob die Notarin personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken sie die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten sie verarbeitet, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei der Notarin gespeicherten unvollständigen Datensatz von ihr ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• von der Notarin zu verlangen, dass sie Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während die Notarin beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüft, oder ggf. wenn sie Ihren Löschungsanspruch ablehnt (vgl. Art. 18 DS-GVO).

• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit die Notarin ihre im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmt oder sie ihr öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für die Notare zuständige Aufsichtsbehörde ist: der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Telefon: +49 (0)611-1408-0.

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.