06.04.2023
Vorsorgevollmacht für das Unternehmen: mit einer Unternehmervorsorgevollmacht für den Notfall vorbeugen
Unternehmer müssen vorausschauend handeln. Durch eine Vollmacht für das Unternehmen, auch Unternehmervorsorgevollmacht oder Unternehmervollmacht genannt, können Sie dessen Handlungsfähigkeit absichern, wenn Ihnen etwas zustößt und Sie den Aufgaben als Unternehmer und Geschäftsführer nicht mehr nachkommen können.
Wir wollen es nicht hoffen, doch niemand ist gefeit vor Unfällen oder schweren Erkrankungen. Das gilt auch für Unternehmer und Geschäftsführer. Im Fall der Geschäftsunfähigkeit entfällt dann kraft Gesetzes die Organstellung als Geschäftsführer bei der GmbH bzw. die Vorstandsfunktion innerhalb der AG. Gibt es nur einen Geschäftsführer, wird die Gesellschaft damit handlungsunfähig. Es muss daher ein neuer Geschäftsführer bestellt werden. Handelt es sich aber bei dem geschäftsunfähigen Geschäftsführer auch um den Gesellschafter des Unternehmens, dann wird es kompliziert. Selbst wenn weitere Gesellschafter vorhanden sind, kann keine wirksame Gesellschafterversammlung zur Neubestellung eines Geschäftsführers einberufen werden, solange über das Betreuungsgericht keine gesetzliche Betreuung für den Gesellschafter bestellt wurde. Diesem ist nämlich die Ladung zuzustellen.
Auch ist es in der Regel nicht im Interesse der Gesellschaft, wenn der gesetzliche Betreuer des Gesellschafters dann das Stimmrecht für diesen in der Gesellschafterversammlung ausübt. Schließlich handelt es sich in der Regel um einen Unternehmensexternen, der das Unternehmen nicht in der gleichen Weise führen kann.
Ist die GmbH führungslos, gibt es die Möglichkeit, auf Antrag bei Gericht einen Notgeschäftsführer einzusetzen. Der Aufgabenkreis des Notgeschäftsführers ist jedoch auch beschränkt und führt nicht dauerhaft zu einer adäquaten Vertretung der Gesellschaft.
Rechtzeitige Vorsorge ist also dringend geraten. Insbesondere betrifft dies kleinere und mittlere Unternehmen. Doch auch bei größeren Gesellschaften können ohne vorausschauende Planung schwerwiegende Komplikationen entstehen, wenn ein wesentlicher Akteur in der Geschäftsleitung plötzlich wegfällt.
Die auf die konkrete Führungssituation und das Unternehmen zugeschnittene Unternehmervorsorgevollmacht ist daher ebenso unverzichtbar, wie die Absicherung im Privaten, zum Beispiel durch eine persönliche Vorsorgevollmacht mit Patientenverfügung.
Darüber hinaus sollte im Unternehmen ein Notfallordner für den Bevollmächtigen bereitstehen, in dem wesentliche Informationen, Kennwörter, Weisungen und Prozesse dokumentiert sind.
Vorsorgevollmacht für das Unternehmen gestalten
Bei der Errichtung einer passgenauen Vorsorge für Unternehmen sind verschiedene Fragen zu beantworten.
Wie geht es grundsätzlich weiter?
- Soll das Unternehmen ganz oder teilweise verkauft werden?
- Soll das Unternehmen aufgegeben werden?
- Oder soll das Unternehmen fortgeführt werden?
Wer beziehungsweise welche Personen kommen als Bevollmächtigte in Betracht?
In der Regel sind spezielle Fähigkeiten und Erfahrungen gefragt, um ein Unternehmen erfolgreich führen zu können. Gerade bei kleineren Unternehmen liegt das Einsetzen eines Familienangehörigen als Bevollmächtigten nahe. Aber bringt diese Person auch die notwendigen Voraussetzungen mit – sowohl fachlich als auch hinsichtlich Führungskompetenzen und zeitlicher Verfügbarkeit?
Falls aus Gründen des Vertrauens einem Familienmitglied die Unternehmervollmacht erteilt werden soll, kann es auch durch einen externen Berater unterstützt werden.
Manchmal bietet es sich aber an, mehrere Bevollmächtige zu bestimmen, zum Beispiel aus dem Familienkreis und aus dem Mitarbeiterstamm im Betrieb. So lassen sich unterschiedliche Kompetenzen und Interessen abdecken. Wichtig ist dann, die Entscheidungsbefugnisse so festzulegen, dass das Unternehmen im Streitfall nicht handlungsunfähig wird.
Welche Befugnisse sollen der oder die Bevollmächtigten erhalten?
- Ist für die erteilte Vollmacht im Geschäftsverkehr eine im Handelsregister einzutragende Prokura erforderlich?
- Ist eine Stimmrechtsvollmacht erforderlich, um auch auf Gesellschafterebene Entscheidungen treffen zu können?
- Ist die Vollmacht auf die Weiterführung des Geschäftsbetriebes beschränkt oder erlaubt sie auch einen Formwechsel, die Veräußerung oder Liquidation des Unternehmens?
- Soll die Vollmacht zeitlich begrenzt oder dauerhaft gelten?
Welche Bereiche werden durch die Unternehmervollmacht geregelt?
Finanzen:
- Wer hat Zugriff auf welche Konten?
- Gibt es Prokura und Bankvollmachten?
- Wer kann welche Rechtsgeschäfte im Namen und Interesse der Gesellschaft tägigen?
Kommunikation & Geschäftsbetrieb:
- Wer besitzt Zugriff auf E-Mail-Postfächern, PCs etc.?
- Wer bearbeitet welche Korrespondenzen?
Geschäftskontakte und Kommunikation:
Idealerweise kennt der Bevollmächtigte die Kunden, Lieferanten sowie wichtige Projekte und laufende Ausschreibungen.
Vorsorgevollmacht für das Unternehmen als Ergänzung zur privaten Vorsorgevollmacht
Die private Vorsorgevollmacht wird in der Regel als Generalvollmacht erteilt. Sie umfasst damit unter Umständen auch die Berechtigung zur Unternehmensführung. Nicht immer ist dies gewünscht und sinnvoll.
Im Interesse von Angehörigen und Mitarbeitenden ist es daher oft angezeigt, ergänzend zur privaten Vorsorgevollmacht eine Unternehmervorsorgevollmacht zu erstellen. Im Rahmen der Unternehmervollmacht lassen sich zudem auch konkrete Handlungsanweisungen für die Unternehmensführung festlegen.
Was wir für Sie tun
Unsere Notare in Frankfurt unterstützen Sie bei der Errichtung von Unternehmervorsorgevollmachten. Wir beraten Sie zu möglichen Vorsorgeregelungen und beurkunden die notwendigen Vollmachten. Auch bei der vorsorglichen Bestellung von Prokura helfen wir Ihnen.
Es ist ratsam, Vollmachten zur Unternehmensvertretung notariell zu beurkunden. Hierdurch wird sichergestellt, dass Ihre Vollmacht den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Zudem sollte die Option zur Vorsorgebevollmächtigung in den Gesellschaftervertrag aufgenommen werden.
Umfasst die Vollmacht die Veräußerung oder Übertragung von Grundstücken oder Geschäftsanteile an einer Kapitalgesellschaft, ist eine notarielle Beurkundung grundsätzlich verpflichtend.
Unser Notarbüro unterstützt Sie natürlich gerne auch bei weiteren Anliegen wie dem Kauf und Verkauf von Immobilien, dem Errichten von Testament oder Erbvertrag, Ehevertrag und Patientenverfügung.
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